Privacy- en Cookieverklaring

Electude International B.V. en gelieerde of dochterondernemingen ('Electude') zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in het Electude LMS (Learning Management System) zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Meestal treedt Electude op als verwerker, waarbij wij in het Electude LMS persoonsgegevens verwerken in opdracht van een verwerkingsverantwoordelijke. Dit is een bedrijf of onderwijsinstelling die klant is van ons. Deze dient een eigen privacyverklaring op te stellen om de gebruikers en, indien van toepassing, hun wettelijk vertegenwoordigers te informeren.

Voor andere specifieke verwerkingen bepaalt Electude het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer u als eindgebruiker een product bestelt via de webwinkel, of wanneer u als particulier rechtstreeks gebruikmaakt (zonder tussenkomst van een onderwijsinstelling of ander bedrijf) van onze (online) diensten. Op dergelijke verwerkingen is onderstaande privacyverklaring van toepassing.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Electude verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• gebruikersnaam en wachtwoord;
• contactgegevens: naam, email, adres, postcode, woonplaats, (mobiele) telefoonnummer;
• geboorteplaats en -datum;
• studievoortgang:
  • gegeven antwoorden, voortgang, scores en bestede tijd;
  • beoordelingen, certificaten en terugkoppeling toegevoegd door Electude.
• onderwijsorganisatie:
  lidmaatschap van groepen (b.v. klassen), toegekende leermiddelen en licentieinformatie;
• factuur- en betalingsinformatie;
• logbestandinformatie van de webservers:
  IP-adres, tijdstip van de aanvraag, browsertype en -versie, referrer-URL.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Electude heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via privacy@electude.com, dan verwijderen wij deze informatie.

Er worden geen bijzondere categorieën persoonsgegevens met gevoelige gegevens verwerkt.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Wegens de uitvoering van een overeenkomst, verwerken wij persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• het afhandelen van uw betaling;
• u te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
• u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
• om goederen en diensten bij u af te leveren;
• identificatie, authenticatie en het verkrijgen van toegang tot diensten;
• het volgen van onderwijs, bijvoorbeeld door het bijhouden van de studievoortgang en de opslag van leer- en toetsresultaten;
• het krijgen van ondersteuning.

Wegens de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, verwerken wij persoonsgegevens voor deze doelen:

• beveiliging en preventie van misbruik;
• het garanderen van continuïteit en goede werking;
• het genereren van geanonimiseerde statistische overzichten t.b.v. het verbeteren van de dienstverlening.

Wanneer we van u uitdrukkelijke toestemming hebben gekregen, verwerken wij persoonsgegevens voor:

• het verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder.

Electude verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

Geautomatiseerde besluitvorming

Electude neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Electude bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

Wegens het uitvoering van een overeenkomst hebben we onderstaande gegevens nodig. Wij bewaren deze gegevens zolang als nodig om onze diensten en overeenkomsten goed uit te kunnen voeren. Daarna vernietigen wij deze, tenzij we wettelijk verplicht zijn deze langer te bewaren.

• gebruikersnaam en wachtwoord;
• contactgegevens;
• geboorteplaats en -datum;
• studievoortgang;
• onderwijsorganisatie;
• factuur- en betalingsinformatie.

Wegens de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, gebruiken we onderstaande gegevens:

• logbestandinformatie van de webservers.

Wij bewaren deze gegevens gedurende 1 jaar, daarna vernietigen wij deze.

Delen van persoonsgegevens met derden

Electude deelt uw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Electude blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Daarnaast verstrekt Electude uw persoonsgegevens aan andere derden. Dit doen wij alleen met uw nadrukkelijke toestemming.

Momenteel gebruiken wij de volgende verwerkers voor deze website:

Cookies

Electude gebruikt alleen technische en functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Electude en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar privacy@electude.com.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Beveiligingsmaatregelen

Electude neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via support@electude.com. Electude heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:

Organisatie van informatiebeveiliging en communicatieprocessen

• Electude heeft een coördinator voor informatiebeveiliging om risico’s omtrent de verwerking van persoonsgegevens te inventariseren, beveiligingsbewustzijn te stimuleren, voorzieningen te controleren en maatregelen te treffen die zien op naleving van het informatiebeveiligingsbeleid.
• Informatiebeveiligingsincidenten worden gedocumenteerd en worden benut voor optimalisatie van het informatiebeveiligingsbeleid.
• Electude heeft een proces ingericht voor communicatie over informatiebeveiligingsincidenten.

Medewerkers

• Met medewerkers worden geheimhoudingsverklaringen overeengekomen en informatiebeveiligingsafspraken gemaakt.
• Electude stimuleert bewustzijn, opleiding en training ten aanzien van informatiebeveiliging.
• Medewerkers hebben op grond van een autorisatiesystematiek geen toegang tot meer data dan strikt noodzakelijk is voor hun functie.

Fysieke beveiliging en continuïteit van de middelen

• Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in een gesloten, fysiek beveiligde omgeving met bescherming tegen bedreigingen van buitenaf.
• Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt op apparatuur waarbij maatregelen zijn genomen om de apparatuur fysiek te beveiligen en de continuïteit van de dienstverlening te verzekeren.
• Er wordt periodiek een back-up gemaakt ten behoeve van de continuïteit van de dienstverlening. Deze back-up wordt vertrouwelijk behandeld en bewaard in een gesloten omgeving.
• De locaties waar gegevens worden verwerkt worden periodiek getest, onderhouden en periodiek beoordeeld op veiligheidsrisico’s.
• Electude beschikt over bedrijfscontinuïteitsplannen waarin uitwijklocaties zijn opgenomen.
• Persoonsgegevens worden uitsluitend opgeslagen in een ISO27001 en/of PCI DSS gecertificeerde omgeving.

Netwerk-, server- en applicatiebeveiliging en onderhoud

• De omgeving waarbinnen Persoonsgegevens worden verwerkt, is beveiligd door proxy’s en firewalls. Daarbij worden maatregelen geïmplementeerd tegen misbruik en aanvallen.
• De omgeving waarbinnen Persoonsgegevens worden verwerkt, wordt gemonitord.
• De dienst waarbinnen persoonsgegevens worden verwerkt komen tot stand op basis van systeemplanning, beveiligingscontrole en acceptatie. Wijzigingen in applicaties worden getest op kwetsbaarheden voordat deze in productie worden genomen.
• Op systemen worden periodiek de laatste (beveiligings)patches geïnstalleerd op basis van patchmanagement.
• Gegevens die binnen applicaties worden verwerkt zijn geclassificeerd op risico’s.
• Penetratietests en vulnerability assessments worden periodiek uitgevoerd.
• Niet (meer) gebruikte informatie wordt verwijderd.
• Op wachtwoorden worden cryptografische maatregelen toegepast om deze gegevens veilig op te slaan.
• Er wordt voor de uitwisseling van gegevens uitsluitend gebruik gemaakt van versleutelde verbindingen.
• E-mails worden verstuurd met SPF, DKIM en DMCAR om verzenderfraude tegen te gaan.

Wijzigingen

Electude behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze Privacy- en Cookieverklaring. Wijzigingen zullen op deze website worden gepubliceerd. Controleer daarom regelmatig deze Privacy- en Cookieverklaring, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent. Met het gebruik van het Electude LMS accepteert u de (gewijzigde) Privacy- en Cookieverklaring.

Contact en klachten

In deze verklaring willen we u goed informeren over ons privacybeleid. Als u vragen hebt of meer informatie wil, neem dan contact op met:

privacy@electude.com
Elecude International B.V.
Collseweg 30
5674TR Nuenen
Nederland
tel +31-40-8200030

Electude wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.